働き方改革やコロナ禍により在宅勤務などが推進される働き方に大きな変化がありました。
特に、多様な働き方が進む中で活用が増加しているWeb会議。
導入する上でのメリットとデメリットを見ていきましょう。
インターネット環境があればどこでも行えるWeb会議。
導入する上での具体的なメリットを紹介します。
◆交通費・移動時間の削減
対面会議の際に必要な移動時間、それに伴う交通費を削減できるのがWeb会議のメリットです。
スマートフォンやPCにインターネット環境があればどこでも会議に参加できます。
移動時間の他にも、会社の会議室や貸し会議室を手配する時間も削減可能です。
◆資料作成の手間が省ける
従来の対面会議では、会議のたびに資料を印刷する必要がありました。
しかしWeb会議ツールのほとんどに資料共有機能がついているため、画面に資料を共有しながら会議ができます。
重要な資料をシュレッダーなどにかける手間と情報が外に漏れるリスクも減らせます。
◆意思決定をスピードアップ
Web会議なら意思決定の権限を持つ人が、その場にいなくても会議を行えます。
外出先からでも顔を出して会議に参加できるため、従来以上にスピーディーな意思決定が可能です。
効率よく会議を行えるWeb会議ですが、デメリットもあります。詳しく見ていきましょう
◆通信環境の状況を受けやすい
Web会議は通信状況や使用している機器の影響を受けやすいです。
調査員の私も会議中に画面がフリーズして、会議が中断した経験があります。
回線の状況によっては画面が落ちる、音声が聞こえないなどのトラブルが起きるので、事前に通信環境の確認をしておくと良いでしょう。
◆大人数の会議に不向き
Web会議は参加人数が増えると音声が被ってしまったり、一人あたりの画面が小さくなったりします。
会社でWeb会議システムを導入する際、参加人数によっては大人数向きの製品を使うのがおすすめです。
◆表情の変化や雰囲気をつかみにくい
オンラインで行うWeb会議では対面会議に比べると場の雰囲気が感じ取りにくいです。
表情の変化にも気づきにくく、臨場感に欠けます。
音声にラグが生じた場合、会話の間を掴むのも難しいと感じる人がいるようです。
Web会議のメリットとデメリットを見ていくといくつかの課題が見えてきます。
Web会議のコミュニケーションをより円滑に進めるための解決策をご紹介します。
◆会議の最初に行いたい3つのコツ
Web会議の最初に行いたい3つのコツが「声量チェック」、「一人一言ずつ話す」、「ゴールや目的の確認」です。
まず音環境を確認するために一人ずつ声を発してもらいます。
その際に一言話して貰えば緊張を緩和させる効果もあるでしょう。
また、会議のゴールや目標を最初に確認しておけば、参加者が会議で自分が何をすればよいか、より分かりやすくなります。
◆対話の質を高めるコツ
Web会議のコミュニケーションで大切なのが対話の質を上げることです。
対話の質は「要約と確認」、「会議についてきているかの確認」「沈黙している人に対する気遣い」を意識してみましょう。
対面でない分、要約と確認をしてから会議を進めると良いです。
一度確認のために会議を止めるのも良いでしょう。
会議で発言ができていない人に意見を求めるのも大切です。
多様な働き方が求められる中で導入されるWeb会議。
メリットとデメリット、コミュニケーションにおける課題を見てきました。
コロナ禍における会社の対応は、Web会議、時間差出勤、リモートワークなど色々あります。
そんな中、従業員は勤務している会社の対応や取り組みに満足しているか知りたい時は、ES（従業員満足度）調査がオススメです。
ES（従業員満足度）調査を行うなら調査と課題解決の提案までサポートができる「ES調査の達人」にお任せください！
